ORDER LETTER and INQUIRY LETTER

ORDER LETTER

 

Definition of Order Letter

a letter of order is a document that confirms the details of a purchase of goods or services from one party to another. It usually includes more information about what you are ordering, like quantity, model number, or color, the payment terms, and the matter in which the products are to be shipped. When the recipient receives this letter, they will process the order and send the merchandise.

Order Letter

       Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual.

       Sementara di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri dari: 

• No. (number) (nomor) 
• Unit price (harga peruntit) 
• Description/ items (barang) 
• Amount (Jumlah)
• Quantity (jumlah banyak 
• Delivery date (tanggal pengiriman) 
• Type (jenis)
• Terms of payment (cara pembayaran)

 

Contoh Order Letter :========================================================================

PT. SUSI SUSANTI SETIAWAN

Road. Citralestari No. 14 Cianjur 4325

Phone : 081912025006 E-mail : nu9eulis@yahoo.com

20 July, 2013

No                   : 123/CB/VII/2013
in terms of       : Mail Order Items
attachment      :  -

Dear,
leadership PT. MUSRNI SUPPLIER
Road. Cendana Barat No. 11 Jakarta

With Respect,
Given our inventory dwindling, so we intend to order the following items :

No.	Name of Goods	Total
1 2 3 4 5 6 7	Cooking oil Kerosene Chicken eggs Bath soap Lifeboy Clear Shampoo Paper quarto Flag milk	100 bottles 50 bottle 2 cartons. 500 pcs 400 bottles 4 ring 60 bottle

The goods on our message we hope will soon be sent no later than 4 days after we receivedthis letter is received.
So we made this letter, for your attention and cooperation we would like to thank.

Sincerely,

PT. SUSI SUSANTI SETIAWAN

INQUIRY LETTER

Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.

          Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon  suatu periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang diperoleh tersebut.

            Biasanya suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.

          Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli  agar dapat membantu pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut.  Hal-hal itu mencakup :

 

a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f.  Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.

• Contoh Balasan dari Inquiry letter  :

Dari contoh surat diatas,maka dapat dilihat bahwa bagian-bagian inquiry letter adalah :

1. Kepala surat (header)

Tercantum Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju.

2. Tanggal surat (date) ; Contoh pada surat di atas : 25 june 2009

3. Pembuka (openning)

Pembuka selalu diawali dengan salam.  Dalam opening tergantung surat formal/ non formal.

Contoh untuk non formal : Dear Rara

Contoh untuk formal : To Whom It May Concern

4. Referensi (reference)

Paragraf pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

With reference to your advertisement (ad) in … Atau 

Regarding your advertisement (ad) in …

5. Permohonan informasi

Setelah menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

Would you please send me …   Atau   Could you please send me …

Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut ini:

I would also like to know … Atau  Could you tell me whether …

6. Penutup dan tanda tangan (signature)

Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup adalah:

Sincerely  Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah:  Yours faithfully

Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada suatu perusahaan).

CONTOH INQUIRY LETTER

JAKARTA ART COMPANY

Jln. Merah Kuning Hijau No. 45
Jakarta 200020

Ref : BB/AD/75A
24 October, 2014
Johnson Smith & Carlson Ltd
17 Fifth Avenue Street
Los Angels, LA

Dear Sirs,
We have seen your advertisement in the International News edition 20 october 2014, we are interested to buy different types of equipment and stationery that you offer.
For that we ask you can send some of the information that we need the following
1.      Details of the items in more detail

2.      price list

3.      How to purchase the following method of payment
Booking will we do once we learn and reconsider the above information we receive. Hopefully this letter be a good beginning of cooperation between our companies.

Yours faithfully,
WilliamPurchase Manager

 

SUMBER :

http://bayuawann.blogspot.co.uk/2016/05/contoh-inquiry-letter-dan-order-letter.html